PSIMÉTRICA, brinda soluciones tecnológicas eficaces para la ejecución de los procesos de Gestión Humana dentro de las diferentes compañías, apoyando operativamente las labores del departamento, dando la posibilidad de que las empresas puedan dedicarse a su Objeto Social. Así como a procesos de formación por medios digitales de personas naturales. Comercializamos, desarrollamos e implementamos herramientas y actividades para dar soporte al Departamento dentro de las organizaciones y formar a estudiantes o profesionales en temas de profundización sobre Psicología Organizacional. Por lo tanto, ofrecemos oportunidades laborales y otros servicios en materia de gestión humana y como parte de nuestra función tenemos el compromiso de proteger la privacidad de nuestros clientes, proveedores y trabajadores tanto de planta como en misión, resguardar sus datos personales y/o datos personales sensibles, así como de cumplir con las obligaciones legales que tiene al respecto. Por nuestros servicios, Psimétrica recolecta información, datos personales y/o datos personales sensibles de manera escrita, de forma personal, vía telefónica o a través de los diversos medios electrónicos tales como página web, redes sociales, correo electrónico, entre otros; lo anterior en el entendido que registraremos únicamente la información y/o datos personales que sean esenciales para atender a las necesidades laborales y de formación. En Psimétrica únicamente usaremos los datos personales y/o datos personales sensibles proporcionados para la finalidad para la que fueron recolectados. En todo caso, y de conformidad con la legislación aplicable, proporcionaremos el Aviso de Privacidad correspondiente ya sea nuestro cliente, empleado, candidato o Proveedor. Seremos responsables de proporcionar toda la información necesaria respecto de la finalidad del uso de los datos, el tratamiento de los mismos, las restricciones de su uso, los detalles necesarios para brindar la privacidad necesaria, así como los medios que tendrá el interesado a su disposición para el ejercicio de sus derechos como titular de datos personales y/o datos personales sensibles.

1. OBJETIVO

La Política de Tratamiento de Datos Personales de PSIMÉTRICA tiene por objeto establecer los lineamientos para el tratamiento de datos personales y garantizar el derecho fundamental al hábeas data previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 —que compiló, entre otras, la reglamentación del Decreto 1377 de 2013—, la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

Implementando controles de seguridad de la información para así evitar que la información sea Sustraída, Manipulada, Suministrada y/o entregada a personal no autorizado. Evitando el deterioro de la información producida para los procesos de la compañía y evitar la pérdida de información.

2. ALCANCE

La presente Política se aplica al tratamiento de datos personales de personas naturales contenidos en bases de datos o archivos bajo responsabilidad de PSIMÉTRICA, incluidos candidatos, trabajadores, exempleados, contratistas, clientes, usuarios, estudiantes, proveedores y contactos de personas jurídicas. También aplica cuando PSIMÉTRICA actúe como Encargado del Tratamiento por cuenta de un cliente, caso en el cual tratará los datos conforme a las instrucciones documentadas del Responsable, al contrato correspondiente y a la normativa aplicable.

Podemos tener acceso a los datos en virtud de alguna o varias de las siguientes causas, entre otras:

• Por la prestación de nuestro servicio de reclutamiento, evaluación y selección de personal que incluye la recolección de hojas de vida, aplicación de entrevistas y aplicación de pruebas psicotécnicas.
• Por la prestación de nuestro servicio de estudios de seguridad a personas, que incluye la confirmación de referencias laborales, académicas, personales, de antecedentes judiciales y la visita domiciliaria.
• Por la prestación de nuestro servicio de recolección de información para investigación de mercados, a través de encuestas telefónicas, presenciales, digitación y/o procesamiento de datos.
• Por la prestación de nuestro servicio de mediciones organizacionales, a través de entrevistas, observación, encuestas telefónicas, presenciales, digitación y/o procesamiento de datos.
• Por nuestros servicios de capacitación online.
• Por nuestro servicio de suscripción.

La presente política no aplicará a:

• A los datos de uso exclusivamente personal o doméstico.
• A los datos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
• A los datos que contengan información de inteligencia y contrainteligencia del Estado. · A los datos de información periodística y otros contenidos editoriales.
• A las bases de datos y archivos regulados por la Ley Estatutaria 1266 de 2008.
• A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.

3. DEFINICIONES

Para la aplicación de la política de protección de datos personales y acorde a lo establecido en el Artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se entenderá por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el responsable del Tratamiento que se pone a disposición del Titular para el Tratamiento de sus datos personales. A través de este, se comunica al Titular de la información la existencia de las políticas aplicables para el tratamiento de sus datos personales, junto con la forma como acceder a las mismas y las características del tratamiento de los datos personales.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluidos los que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos. Su tratamiento está prohibido salvo en los casos autorizados por la ley. Cuando proceda solicitar autorización, PSIMÉTRICA informará al Titular que no está obligado a suministrarlos, indicará cuáles datos son sensibles y explicará expresamente su finalidad; la autorización será explícita.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Acuerdo de Confidencialidad: Es una condición pactada bien sea por escrito que se fija en una relación comercial o laboral con el propósito que las partes contratantes mantengan en secreto o reserva aspectos propios que sólo se podrán conocer con ocasión a la relación que se presenta. Este Acuerdo de Confidencialidad se da con frecuencia en aquellas labores donde el Trabajador o el Contratista manejan aspectos propios a mantener en reserva de la empresa como investigaciones científicas, industriales o comerciales, futuros lanzamientos de productos, académicas o por seguridad como es la información de movimientos bancarios y de los procesos que conoce un funcionario de una empresa o de un cliente, etc.

4. PRINCIPIOS

La Política de Protección de Datos Personales tendrá como directriz los principios de Finalidad, Libertad, Veracidad o Calidad, Transparencia, Acceso y Circulación Restringida, Seguridad y Confidencialidad. Acorde al Artículo 4° de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

5. PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Proteger la privacidad de nuestros clientes, proveedores y los candidatos de nuestros clientes es importante para PSIMÉTRICA, por ello nos esforzamos por preservar la información personal, cuya naturaleza es confidencial.

5.1 IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y CANALES DE ATENCIÓN

El Responsable del Tratamiento es PSIMÉTRICA SAS, identificada con NIT 901999178-8, con domicilio principal en Neiva, Huila y dirección física en Cra. 5 # 36-30 Sur, torre 32, apto. 202. La dependencia encargada de la atención de consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con datos personales es el Coordinador de Servicio al Cliente. Los Titulares podrán ejercer sus derechos a través del teléfono 601 464 7773, del correo electrónico sercliente@PSIMÉTRICA.com o consultar la versión vigente de esta Política en https://plataforma.psimetrica.com/page/politica-de-proteccion-de-datos-personales.

5.2 AVISO DE PRIVACIDAD

Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

5.3 FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Las finalidades para las cuales usaremos los datos personales pueden ser, entre otras, las siguientes:

• Para llevar a cabo los procesos de reclutamiento, selección, evaluación, estudios de seguridad y en su momento, realizar todas las gestiones y/o trámites necesarios para poder realizar la contratación.
• Los datos personales, datos personales sensibles y/o financieros podrán ser utilizados para fines estadísticos, identificarlo como nuestro trabajador, cumplir con los beneficios laborales que le correspondan de conformidad con su cargo, hacer de su conocimiento información relevante como trabajador de PSIMÉTRICA, así como para el cumplimiento de las obligaciones de carácter laboral que la legislación Colombiana disponga.
• Podremos recolectar sus datos personales y/o datos personales sensibles en caso de que usted nos entregue su Hoja de vida para que podamos transmitirlo a terceros interesados en el perfil para una posible oferta de trabajo, dentro de un proceso de estudio de seguridad a personas o para poderlo postular posteriormente en alguna de las vacantes que existan.
• Para clientes y proveedores: Podremos recolectar los datos personales y/o datos personales sensibles que sean necesarios para cumplir con los objetivos de la empresa.
• Para tales efectos, será necesario contar con información de nuestros clientes con la finalidad de prestar nuestros servicios de reclutamiento y selección y evaluación de personal, estudios de seguridad a personas, administración de nómina, entre otros.
• Recolectamos y usamos los datos personales de los candidatos en procesos de selección, previa aceptación y autorización firmada, para efectuarle verificaciones, generar un informe y el envío del mismo, así como para informarle oportunamente el avance en el proceso. También recolectamos su dirección de correo electrónico para generar un correo electrónico informándole de los documentos, horario de la visita domiciliaria así como la asignación del trabajador de campo, que realiza la visita domiciliaria.
• Para enviar información sobre nuevos productos o servicios, que puedan ser de interés de las personas registradas en nuestra base de datos.

5.4 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Hemos adoptado los niveles de seguridad de protección de datos personales requeridos, y procuramos mantener los medios y medidas técnicas a nuestro alcance para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y robo de los datos personales que nos facilite.

5.5 RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Principalmente mediante el diligenciamiento de links online, donde podrá registrarse por compra de un producto o servicio, por aplicar a alguna de nuestras vacantes, por ser parte de una empresa cliente para realización de estudios de medición organizacional, o para el registro de su hoja de vida, Visita Domiciliaria, formulario de registro o suscripción, aunque también puede utilizar medio telefónico, línea celular o mail, en los casos de verificación de referencias laborales, verificación de antecedentes personales para visitas domiciliarias.

5.6 OPERACIONES DE TRATAMIENTO

Los datos personales recogidos son objeto de tratamiento de verificación e incorporados a los informes entregados al cliente en los sistemas de digitación. Cuando el despacho de procesos físicos y su anexo documental deban realizarse a través de una empresa de mensajería, deberá llegar en sobre sellado y con los datos intactos de la persona remitente así como de la persona quien recibe la información a fin de realizar la entrega. Si la información es solicitada en procesos legales, debemos entregar la información de acuerdo con la orden judicial correspondiente.

5.7 COMPROMISO CON LOS TITULARES

Nunca enviamos correos electrónicos solicitándole datos personales, ni información financiera (entidad, tarjeta, cuenta, clave). En caso de que reciba un correo sospechoso, infórmenos. Los servicios prestados en el Sitio Web de la compañía deberán contener condiciones particulares con previsiones específicas en materia de protección de datos personales.

5.8 AUTORIZACIÓN Y CASOS EN QUE NO SE REQUIERE

Salvo excepción legal, PSIMÉTRICA obtendrá autorización previa, expresa e informada del Titular por cualquier medio que permita su consulta posterior y conservará prueba de ella. La autorización no será necesaria cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; o datos relacionados con el registro civil de las personas. La revocatoria y la supresión procederán en los términos legales, sin afectar tratamientos amparados en un deber legal o contractual.

6. CONFIDENCIALIDAD

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales dentro y fuera de la compañía están obligadas a garantizar la reserva de la información inclusive después de finalizar su relación con alguna de las labores que comprenda el tratamiento.

7. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 los derechos del titular de la información suministrada a PSIMÉTRICA son:

• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a PSIMÉTRICA quienes son la responsable del tratamiento de sus datos personales mientras se encuentre en custodia de nuestra compañía.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a PSIMÉTRICA.
• Ser informado por PSIMÉTRICA sobre el tratamiento que se realizará a los datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, habiéndose agotado el trámite de consulta o reclamo según lo indicado en la mencionada Ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
• Todos los titulares de la información personal podrán solicitar el acceso, rectificación, cancelación y/o revocar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales mediante el envío de un correo electrónico dirigido a la siguiente dirección: sercliente@psimetrica.com.

7.1 PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES

El Titular, sus causahabientes, representantes o apoderados debidamente acreditados podrán presentar consultas y reclamos al correo sercliente@psimetrica.com. La solicitud deberá contener, como mínimo, identificación del solicitante, descripción clara de los hechos o datos objeto de la petición, dirección de notificación y documentos de soporte. Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo; si no fuere posible, se informarán los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales. Los reclamos serán atendidos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al día posterior a su recibo; si no fuere posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido. Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y su motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El Titular podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante PSIMÉTRICA.

8. DEBERES DE PSIMÉTRICA EN EL TRATAMIENTO FRENTE A LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y ACORDE A LA LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012

Se deja de presente que los datos personales objeto del tratamiento son de propiedad a las personas a las que se refieren y ellas son las facultadas para disponer los mismos. Basado en lo anterior, solo hará uso de los datos personales conforme a las finalidades establecidas en la Ley, respetando lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

De conformidad con el artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se comprometen a cumplir los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Realizar en los términos previstos en los Artículos 14 y 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en el Artículo 14 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Insertar en las bases de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificada por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Aplicar las normas que reglamenten la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Implementar todas las medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas necesarias para proteger la información, datos personales y/o datos personales sensibles contra daño, pérdida, alteración, destrucción o el uso, acceso o tratamiento no autorizado.

9. MENORES DE EDAD

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, salvo cuando se trate de datos de naturaleza pública o cuando el tratamiento cumpla simultáneamente los requisitos legales y jurisprudenciales: responder y respetar su interés superior, asegurar sus derechos fundamentales y escuchar su opinión según su madurez, autonomía y capacidad para comprender el tratamiento. La autorización será otorgada por el representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, y se aplicarán medidas reforzadas de seguridad, acceso restringido y confidencialidad.

10. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES NACIONALES E INTERNACIONALES

PSIMÉTRICA podrá comunicar datos personales a clientes, proveedores tecnológicos u otros terceros cuando sea necesario para las finalidades autorizadas o exista otra base legal. Toda transmisión se sujetará a un contrato que defina alcance, actividades, obligaciones de seguridad, confidencialidad y tratamiento conforme a las instrucciones del Responsable. Las transferencias internacionales se realizarán únicamente a países con nivel adecuado de protección declarado por la Superintendencia de Industria y Comercio, bajo una excepción legal o con la declaración de conformidad que corresponda. En ningún caso el tercero podrá usar los datos para fines propios no autorizados.

11. GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD

PSIMÉTRICA mantendrá un procedimiento para detectar, contener, analizar, documentar y remediar incidentes que impliquen adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento a datos personales. Los incidentes se escalarán de inmediato al área responsable de protección de datos, se conservará un registro de las decisiones y medidas adoptadas y se reportarán a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección y puesta en conocimiento del área encargada, mediante el RNBD o el canal dispuesto por la autoridad, según corresponda. También se informará oportunamente a los Responsables del Tratamiento cuando PSIMÉTRICA actúe como Encargado.

12. CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN

Los datos personales se conservarán únicamente durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales, contractuales, contables, laborales o probatorias aplicables. Cumplidos esos términos, se procederá a su supresión, anonimización o bloqueo seguro, salvo que exista un deber legal o contractual de conservación.

13. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

Cuando PSIMÉTRICA esté comprendida dentro de los sujetos obligados, inscribirá y mantendrá actualizadas sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos, reportará oportunamente los cambios sustanciales y cumplirá las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

14. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN

La presente Política rige a partir del 15 de septiembre de 2026. Las modificaciones sustanciales relacionadas con la identificación del Responsable o con las finalidades del Tratamiento serán comunicadas oportunamente a los Titulares antes de su implementación; cuando el cambio implique una nueva finalidad, se solicitará una nueva autorización si resulta exigible. La versión vigente estará disponible por los canales de PSIMÉTRICA.